Wir sind bemüht, unseren Gästen jeden erdenklichen Service zu bieten und allen Wünschen möglichst schnell und unbürokratisch nachzukommen. Gleichwohl sind im beiderseitigen Interesse die Einhaltung folgender Geschäftsbedingungen erforderlich:
 

Bei einer unverbindlichen Reservierung geben wir Ihnen eine Option für sieben Tage. In dieser Zeit halten wir für Sie die besprochenen Räumlichkeiten frei. Optionen werden nur für jeweils einen Termin vergeben. Innerhalb der Optionszeit teilen Sie uns bitte schriftlich (inklusive Rechnungsadresse) mit, dass Sie aus Ihrer Option eine verbindliche Reservierung machen möchten. Mit der Zahlung (500,00 € in Bar) der von uns gestellten Anzahlungsrechnung innerhalb von sieben Tagen wird Ihre Reservierung dann verbindlich.

Die geleistete Anzahlung wird Ihnen natürlich nach Veranstaltung vom eigentlichen Rechnungsbetrag abgezogen. Es wird eine Vorauskasse in Höhe von 60% der festen Kosten, 3 Tage vor der Veranstaltung erbeten. Die Endabrechnung erbitten wir am Folgetag der Veranstaltung gegen Rechnungsstellung als Ausgleich per Scheck oder in bar. Zeitnahe Überweisung innerhalb von 5 Tagen ist möglich. Kreditkarten werden nicht akzeptiert.
 

Sämtliche Vereinbarungen sind schriftlich niederzulegen. Dies gilt auch für Nebenabreden und Zusicherungen sowie für nachträgliche Vertragsänderungen. Änderungen des bestellten Buffets sowie die Anzahl der Personen sind grundsätzlich nur bis zu sieben Tage vor

der Veranstaltung möglich. Ihren geplanten Veranstaltungsablauf geben sie uns bitte bis 10 Tage vor Veranstaltungsbeginn, damit wir ausreichend Zeit haben Ihre Wünsche zu realisieren. Sollten die Änderungen nicht schriftlich zu diesem Termin vorliegen, wird die Veranstaltung wie vereinbart in Rechnung gestellt.
 

Stornierungen von Veranstaltungen müssen spätestens 12 Wochen vor Veranstaltungsbeginn bei uns vorliegen. Bis zu diesem Zeitpunkt erfolgt die Stornierung kostenfrei. Bei  kurzfristigeren Stornierungen sind wir berechtigt, einen angemessenen Ersatz für die getroffenen Vorkehrungen und insbesondere für die Reservierung des Veranstaltungsbereichs zu verlangen. Wenn keine gleichwertige Veranstaltung den vereinbarten Termin übernimmt, betragen die pauschalierten Rücktrittskosten:

- Bei einer Stornierung in der Zeit zwischen 12 und 8 Wochen vor Veranstaltungstermin 25% der Reservierungspauschale

- Bei einer Stornierung zwischen 8 und 4 Wochen vor Veranstaltungstermin 50% der Reservierungspauschale

- Bei einer Stornierung weniger als 4 Wochen vor Veranstaltungstermin 80% der Reservierungspauschale plus 15 € pro angemeldeter Person

- Gebuchte Sonderleistungen wie zusätzliche Technik, Zelt usw. werden bei einer Stornierung bis zum 10. Kalendertag vor dem Veranstaltungstermin zu 50% und bis zum 7. Kalendertag vor dem Veranstaltungstermin zu 100% berechnet.

- Wir behalten uns das Recht vor, bei Reduzierung der Personenzahl durch sie die abgesprochene Räumlichkeit zu verlegen und Tischordnungen nach bestem Wissen und Gewissen zu ändern.
 

Die Veranstaltungsagentur Hermida & Stromann hat das Recht vom Vertrag zurückzutreten, soweit Form und Inhalt der Veranstaltung geeignet sind der Veranstaltungsagentur Hermida & Stromann in ihrem Ruf nach außen zu schaden.
 

Ein Mindestumsatz im Rittersaal von 3.500,00 € wird vorrausgesetzt.
 

Im Fall der Reklamation hat der Gast eventuelle Mängel unverzüglich, d.h. während der Veranstaltung dem Bankettleiter gegenüber zu rügen, so dass die Veranstaltungsagentur Hermida & Stromann die Möglichkeit der Nachbesserung hat. Soweit das Rügerecht durch den Gast nicht innerhalb der o.g. Frist ausgeübt wird, ist eine spätere Reklamation ausgeschlossen.

Die Veranstaltungsagentur Hermida & Stromann, Schloss Hülchrath übernimmt keine Haftung für Schäden oder Beschmutzungen an Kleidungsstücken der Gäste. Dies gilt nicht für Schäden, die von der Veranstaltungsagentur Hermida & Stromann vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht werden. Veranstaltungsagentur Hermida & Stromann, haftet insbesondere nicht für Verschmutzungen an Ball- oder Hochzeitskleidern, die aufgrund ihrer Beschaffenheit mit dem Fußboden in Berührung kommen.
 

Nach Beendigung der Veranstaltung muss die Rechnung vom Kunden beim Bankettleiter schriftlich quittiert werden. Nachträgliche Beanstandungen werden nicht akzeptiert. Sollten Rechnungen nicht innerhalb von 7 Werktagen nach Rechnungseingang bezahlt worden sein wird der Betrag unter Erhebung einer Mahngebühr von 25 € angemahnt. Sollte die Mahnung nicht innerhalb von 7 Werktagen nach Eingang bezahlt worden sein wird unverzüglich ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet. Die Kosten des Mahnverfahrens werden dem Kunden zusätzlich in Rechnung gestellt.
 

Wir möchten Sie ferner darüber informieren, dass

- Sie als Organisator der Veranstaltung für von Ihren Gästen verursachte Beschädigungen persönlich haftbar bzw. schadensersatzpflichtig sind.

- etwaige besondere Beanspruchung der denkmalgeschützten Räumlichkeiten bzw. Außenanlagen (Malereien, Konfetti u. Blumen streuen, Ballspiele ect.), mit uns im Vorhinein abzustimmen sind.

- wir eventuell übrig bleibende Speisen aus gesetzlichen Gründen nicht von Ihnen und Ihren Gästen mitgenommen werden können.

- wir ab 24.00 Uhr Personalkosten in Höhe von € 16,00/h pro Mitarbeiter berechnen.

- die Musik im Rittersaal um 3.00 Uhr endet, Veranstaltungsende ist spätestens 4.00 Uhr

- in der Burgschänke das Veranstaltungsende spätestens um 24.00 Uhr ist und nur Hintergrundmusik gespielt werden darf.

- Kinder bis 12 Jahre den ½ Preis zahlen.

- nach Absprache mitgebrachte Dinge (wie z.B. Geschenke, Blumen, Dekorationen, Menükarten, Platzkarten, Hochzeitstorten etc.) 2 Stunden vor Veranstaltungsbeginn angeliefert werden können.

- zur Veranstaltung von Ihnen und Ihren Gästen vor Veranstaltungsbeginn mitgebrachte Gegenstände (wie z.B. Geschenke, Blumen, Dekorationen, Hochzeitstorten etc.) am Ende der Veranstaltung mitgenommen werden müssen.

- Ihnen die Parkplätze am Gemeindeplatz (gegenüber der Einfahrt) zur Verfügung stehen.

- die Parkplätze auf dem Gelände den Anwohnern zugeordnet sind.
 
Gesprächstermine: Dienstags nach Absprache

Etwaige besondere Beanspruchung der denkmalgeschützten Räumlichkeiten bzw. Außenanlagen (Malereien, Konfetti u. Blumen streuen ect.), bitten wir mit uns im Vorhinein abzustimmen.
 
Stand: 05.Februar 2007